Ekonomirutiner

De flesta organisationer som får ekonomiskt bidrag från Shia delar upp utbetalningarna så att de får pengar tre gånger per år. För att Shia ska göra en utbetalning till en organisations bankkonto måste organisationen först skicka in en undertecknad ansökan om utbetalning. Det kallas att man rekvirerar medel och blanketten man skickar in kallas "rekvisitionsblankett". 

För att Shia ska kunna göra en utbetalning måste det också finnas ett undertecknat projekteringsavtal eller projektavtal. När projektet är inne på sitt andra eller tredje år måste även organisationens årsrapport och revision  ha inkommit till Shia innan utbetalning nummer två kan göras. 

Förändrad projektbudget

Under tiden som projektet pågår kan det uppstå förändringar i omvärlden eller inom projektet som gör att din organisation och er samarbetsorganisation vill ansöka om att förändra budgeten. Det kan antingen handla om att omfördela budgeten mellan projektets planerade aktiviteter, att minska eller att utöka hela projektbudgeten.

Om omfördelningen mellan budgetposter och aktiviteter överstiger 10 procent av den aktuella budgetposten måste blanketten "Förändring av projektbudget" fyllas i och skickas till Shia. Likaså om det gäller en utökning av projektbudgeten. Ansökningar om förändring mellan budgetposter hanteras löpande under året medan förfrågningar om utökad budget endast hanteras en gång per år.

Ansökan om utökning av projektbudgeten måste ha inkommit till Shia före den 31 augusti. Alla ansökningar ska undertecknas av er samarbetsorganisations firmatecknare, er egen organisations firmatecknare på riksnivå och av projektansvarig på lokalnivå.

Misstanke om korruption

De flesta av Shias projekt befinner sig i miljöer där korruption är vanligt förekommande. Oftast handlar det om relativt småskalig korruption där personer på ett eller annat sätt missbrukar sina tjänsteställningar. Men även denna korruption är viktig att ta på allvar då den kan få förödande konsekvenser, både för personen i fråga och för hela organisationen. 

De vanligaste tillfällena då misstanke om korruption brukar uppstå är vid uppföljningsbesök, genom ryktesspridning, via mejl eller genom inkomna redovisningar och revisionsrapporter. Om det av någon anledning skulle uppstå misstanke om korruption i det eller de projekt som din organisation är aktiva inom ska Shias handläggare alltid kontaktas.