Avtal

Alla projekteringar och projekt kräver ett avtal. Från och med 2011 finns det två olika avtalsformer. För att kunna välja avtalsform 1 måste Shia först göra en bedömning av medlemsorganisationens kapacitet att själva administrera projektverksamheten. 

Vill du titta på mallar för avtal och bilagor kontakta Shias handläggare.

Avtalsform 1

Denna avtalsform bygger på strikt vidareförmedling. Shia tecknar ett tvåpartsavtal med medlemsorganisationen som i sin tur tecknar ett eget avtal med samarbetsorganisationen. Samtliga medel transfereras från Shia till medlemsorganisationen och det är medlemsorganisationen som ansvarar för all projektadministration.

Ett komplett avtal innehåller:

1. Avtal undertecknat av medlemsorganisationen (riksförbundet) och Shia.
2. Avtal undertecknat av medlemsorganisationen (riksförbundet) och samarbetsorganisationen.
3. Utdrag ur styrelseprotokoll eller annat dokument som styrker val av firmatecknare i medlemsorganisationen.
4. Projektplan undertecknad av samarbetsorganisationen och medlemsorganisationen.

Andra bilagor som ingår är:
5. Sidas regler för upphandling
6. Rekvisitionsblankett
7. Uppdragsbeskrivning för revision
8. Revisionschecklista
9. Blankett för årsredovisning

Avtalsform 2

Denna avtalsform innebär att Shia tar på sig det administrativa ansvaret för hanteringen av projektet. Shia tecknar ett tvåpartsavtal med samarbetsorganisationen och ett separat tvåpartsavtal med medlemsorganisationen. Shias avtal med medlemsorganisationen begränsas till det som rör egeninsats och medlemsorganisationens kostnader och bidrag i form av partnerskap och handikappolitisk expertis. Medlemsorganisationen och samarbetsorganisationen tecknar också sinsemellan ett eget separat avtal eller ”avsiktsförklaring”, där samarbetet mellan organisationerna regleras och det tydligt framgår vad de olika parterna ska bidra med i samarbetet.

Denna avtalsform får till följd att inga administrationsbidrag utdelas till medlemsorganisationerna. Det går inte heller att teckna denna avtalsform för regionala eller globala projekt eftersom landsamordnarnas arbete är en viktig del i denna avtalsform.

Ett komplett avtal innehåller:

1. Avtal undertecknat av samarbetsorganisationen och Shia.
2. Avtal undertecknat av medlemsorganisationen och Shia (gällande egeninsatsen och projektbesök).
3. Avsiktsförklaring undertecknad av samarbetsorganisationen och medlemsorganisationen (MOU).
4. Utdrag ur styrelseprotokoll eller annat dokument som styrker val av firmatecknare i samarbetsorganisationen.
5. Projektplan undertecknad av samarbetsorganisationen och Shia.

Andra bilagor som ingår är:
6. Sidas regler för upphandling
7. Rekvisitionsblankett
8. Uppdragsbeskrivning för revision
9. Revisionschecklista
10. Blankett för årsredovisning

Revision

Alla projekt som får ekonomiskt stöd genom Shia måste varje år genomföra en revision i enlighet med internationellt erkänd standard.

En komplett årsredovisning, inklusive revision innehåller: 

1. Årsredovisning, undertecknad av firmatecknare och auktoriserad revisor 
2. Revisionsintyg, undertecknad av auktoriserad revisor
3. Revisionsberättelse, undertecknad av auktoriserad revisor
4. Revisionschecklista, undertecknad av auktoriserad revisor
 
Vid avtalsform 1 krävs medlemsorganisationens revision och en komplett kopia av samarbetsorganisationens revision. Vid avtalsform 2 krävs endast samarbetsorganisationens revision.